Nhận định Cách tra cứu hóa đơn điện tử online trên website Tổng cục Thuế là chủ đề trong content bây giờ của 9kiem.vn. Đọc content để biết đầy đủ nhé.
Tra cứu hóa đơn online giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác về hóa đơn điện tử đã phát hành, phục vụ cho việc kê khai hoạch toán. Dưới đây 9kiem.vn sẽ hướng dẫn cho bạn cách tra cứu hóa đơn điện tử trực tuyến tại website phát hành bởi Tổng cục Thuế nhé!
Hóa đơn điện tử là các dữ liệu điện tử liên quan đến cung ứng dịch vụ và hàng hóa, được tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ trên thiết bị điện tử. Nó là một trong ba hình thức hóa đơn của doanh nghiệp (gồm có hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử).
Theo Khoản 3 và 4 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có 2 loại:
- Hóa đơn điện tử có mã: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi doanh nghiệp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã: Do doanh nghiệp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, không có mã của cơ quan thuế cấp.
Lợi ích của việc tra cứu hóa đơn điện tử:
- Hỗ trợ doanh nghiệp xác nhận về tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử trước khi thực hiện kê khai hóa đơn và hoạch toán.
- Kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa.
- Giảm vấn nạn hóa đơn giả mạo.
Khi tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể kiểm tra và nắm bắt thông tin đầy đủ sớm nhất, gồm: Thông tin hóa đơn và thông tin của bên phát hành hóa đơn điện tử.
Cách phân biệt hóa đơn không có mã xác thực và hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế:
|
Điểm phân biệt |
Hóa đơn điện tử không có mã |
Hóa đơn điện tử có mã |
|
Đối tượng áp dụng |
Bất kì doanh nghiệp nào đáp ứng các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm với hóa đơn mình lập. |
– Cách doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, chưa có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử tự lập (không có mã). – Các doanh nghiệp có rủi ro cao liên quan đến thuế (theo Chi cục thuế nhận định). |
|
Điều kiện sử dụng |
Doanh nghiệp đang trong thời gian hoạt động, có đủ điều kiện tự lập hóa đơn điện tử, có chữ ký số còn hiệu lực, đáp ứng cơ sở hạ tầng và hệ thống dịch vụ. Đồng thời, thường xuyên giao dịch với ngân hàng và cơ quan thuế. |
Doanh nghiệp đang trong thời gian hoạt động, có chứng thư số còn hiệu lực, mã cơ quan thuế. |
|
Cách sử dụng |
Doanh nghiệp tự lập và lưu trữ hóa đơn, xuất trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu. |
Doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số gửi đến cơ quan thuế để lấy mã xác thực, rồi mới gửi cho khách hàng. |
1Cách tra cứu hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế
Để tra cứu hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế, bạn hãy làm theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin Tổng cục Thuế
Bạn truy cập vào Tổng cục Thuế tại trang web: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Bước 2: Chọn mục tra cứu hóa đơn
Nhấp chọn mục Thông tin hóa đơn > Hóa đơn > Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn (tùy theo nhu cầu của bạn).
Bước 3: Nhập thông tin tra cứu hóa đơn
Nếu bạn chọn mục Tra cứu một hóa đơn, thì:
Trong mục Điều kiện tra cứu, bạn cần nhập đầy đủ thông tin được yêu cầu, nhất là những phần có dấu (*) đỏ, gồm có: Mã số thuế người bán HHDV, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Mã xác thực.
Ngoài ra, phần Hóa đơn bưu chính viễn thông, sẽ gợi ý cho bạn lựa chọn các loại hóa đơn khác muốn tra cứu như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn viễn thông, Hóa đơn bưu chính và Hóa đơn Invoice.
Nếu bạn chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn, thì cũng khai báo với các nội dung được yêu cầu. Hơn nữa, bạn cần chuẩn bị 1 file Excel thông tin về hóa đơn cần tra cứu để tải lên hệ thống.
Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu được
Sau khi đã nhập các thông tin, bạn nhấn nút Tìm kiếm. Lúc này, mục Kết quả tra cứu sẽ hiển thị đầy đủ các nội dung mà bạn cần biết như:
- Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ: Gồm có Tên doanh nghiệp, Địa chỉ, Trạng thái hoạt động và Cơ quan thuế quản lý.
- Thông tin hóa đơn: Gồm có Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Hình thức hóa đơn, Ngày bắt đầu sử dụng/ngày mua, Trạng thái hóa đơn và Ghi chú.
Không tra cứu ra thông tin thì phải làm sao?
– Nếu không hiển thị nội dung trong cả 2 mục Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và Thông tin hóa đơn thì bạn có thể thử 2 cách sau:
- Liên hệ với bên bán hàng để kiểm tra đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử hay chưa? Nếu đã thông báo phát hành, thì bạn chụp lại ảnh Xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng đã được cơ quan thuế chấp nhận.
- Mở thử trình duyệt khác như Chrome, Firefox, Safari.,…
– Nếu không hiển thị nội dụng trong mục Thông tin hóa đơn thì có thể là do hóa đơn bán hàng mua của Cục thuế và do Cục thuế quản lý. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với các đơn vị này để tra cứu nếu cần thiết
2Tra cứu hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế
Để tiến hành tra cứu hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, bạn hãy làm theo những bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web xác thực hóa đơn
Bạn truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn điện từ tại link: www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn rồi chọn mục Hóa đơn có mã xác thực và chọn mục Xác minh hóa đơn. Hoặc bạn có thể truy cập nhanh đường link Tại đây.
Bước 2: Điền thông tin hóa đơn điện tử mà bạn cần tra cứu
Tiến hành nhập các thông tin được yêu cầu gồm có Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực và Mã kiểm tra, rồi nhấn nút Tra cứu.
Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu
Kết quả sẽ hiển thị nếu hóa đơn có giá trị pháp lý được sử dụng để kê khai nộp thuế, gồm các nội dung như:
- Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và hiện không thay đổi.
- Trạng thái hóa đơn có thể là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx, hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx và hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx.
3Một số nguyên nhân phổ biến làm cho kết quả không hiển thị đầy đủ
Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến mà 9kiem.vn tổng hợp về trường hợp kết quả không hiển thị đầy đủ thông tin về hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn đã hết giá trị sử dụng.
- Người bán chưa thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp này bạn có thể liên hệ với bên bán hàng để họ giải quyết nhé.
- Bên mua là Cơ quan thuế, Cục thuế, chi cục thuế: Lúc này thông tin sẽ chỉ hiển thị thông tin ở phần Doanh nghiệp mua hóa đơn, trong khi phần Thông tin hóa đơn thì không có.
- Thông tin chưa được cập nhật trên hệ thống. Trường hợp này bạn có thể liên hệ trực tiếp đến cơ quan thuế để nhờ tra cứu nhé!
- Trình duyệt mà bạn sử dụng không được hỗ trợ để truy cập. Bạn có thể dùng trình duyệt khác hoặc một máy tính khác để tra cứu.
- Hóa đơn không có giá trị pháp lý, vì có thể đã bị xóa bỏ hoặc không được sử dụng để kê khai nộp thuế.
- Hóa đơn không hợp lệ hoặc không tồn tại, do bạn thực hiện sai sót quy trình thông báo phát hành hóa đơn. Bạn sẽ cần liên hệ với cơ quan thuế để tìm hiểu nguyên nhân chi tiết và tìm hướng giải quyết phù hợp.
Với những thông tin trên, hy vọng bạn đã biết cách tra cứu hóa đơn điện tử online trên website Tổng cục Thuế rồi nhé. Chúc bạn thành công.